SharePoint Online je zelo kompleksen in obsežen produkt, zato se ničkolikokrat v pogovorih s stranko srečamo z vprašanjem, kako sploh začeti. Tudi priprava želja in specifikacij za uvedbo portala zna delati preglavice, zato bom v nadaljevanju poskusil navesti in opisati nekaj nasvetov za lažji začetek.

Preden pa začnem z opisovanjem in navedbami, bi na tem mestu rad poudaril, da ni enega samega recepta za implementacijo intraneta v organizacijo, saj se vsaka organizacija srečuje z drugačnimi zahtevami, drugačno organizacijo, tako da se je potrebno pri vsaki uvedbi portala posebej posvetiti posebnostim.

1. Razdelitev intraneta

Preden se lotimo vzpostavitve in razdelitve intraneta, je potrebno vedeti, da morajo za uspešno uvedbo sodelovati različni deležniki v organizaciji. Nekatere izmed nastavitev, ki jih lahko uvedemo v SharePoint Online, so lahko izvedene samo s strani Globalnega administratorja, druge lahko izvede SharePoint administrator, največ dela pa pade na »Lastnike mest«. Lastniki mest so seveda druge osebe za vsako oddelčno mesto, mesto delovne skupine,… Naloga lastnika mesta je, da definira, čemu točno bo mesto namenjeno in kateri so elementi oz. funkcionalnosti, ki morajo biti prisotni. 
Na spodnji sliki, katere avtor je Marc Anderson, je zelo priročen kontrolni seznam opravil in oseb, ki jih morajo izvesti.

V grobem so intranet portali razdeljeni na tri dele:

• Organizacijski portal
• Oddelčni portali
• Ad-hoc oz. delovne skupine.

1.1 Organizacijski portal

Za organizacijski portal lahko rečemo, da je tisti, do katerega imajo dostop vsi zaposleni, ne glede na to, kakšno vrsto dela opravljajo ali v katerem oddelku so zaposleni. Značilnosti tega dela portala so, da imajo zaposleni v tem sklopu večinoma pravice branja in da se v tem sklopu nahaja mešanica formalnih kot tudi neformalnih informacij
Primeri neformalnih informacij:
Vreme
Jedilniki
Delnice
Odštevalniki časa
Hitre povezave
…

Formalne informacije:
• Obrazci
• Povezave do internih aplikacij
• Poročila/grafi o poslovnih rezultatih
• Navodila za delo
• …

Organizacijski portali so ponavadi grafični z veliko slikovnega ali multimedijskega materiala, da je stran vizualno čim bolj privlačna.

1.2 Oddelčna mesta

Značilnosti oddelčnih mest so, da so mesta namenjena predvsem sodelovanju zaposlenih v določenem oddelku. S tem povezane so seveda tudi pravice, saj zaposleni iz drugih oddelkov pravic tu nimajo. Oddelčna delovna mesta so lahko opremljena z novicami oddelka, s predstavitvijo organizacijske strukture oddelka, predvsem pa so tu najpomembnejši dokumenti, ki jih oddelek ustvari.

1.3 Ad-hoc mesta oz. projektna mesta

Zadnji sklop mest, ki ga po navadi obravnavamo pri implementaciji portala, pa so mesta, ki so pripravljena za delovne skupine. Značilnost delovnih skupin je ponavadi ta, da skupino sestavljajo zaposleni iz različnih oddelkov, ki na določeni nalogi sodelujejo. Glede na potrebe skupine, se nato tudi določi katere komponente bo določeno mesto vsebovalo. Pri nekaterih primerih gre lahko za čisto projektno mesto z gantogrami, opravili in elementi projektnega vodenja. Spet drugi so lahko bolj koncentrirani na ustvarjanje dokumentov in sodelovanju z zunanjimi deležniki, kar pomeni, da ima skupina tudi zahtevo po možnosti dostopa zunanjih uporabnikov. Slednje je seveda treba upoštevati tudi pri vidiku varnosti.

1.4 MS Teams

Tako za oddelčna mesta, kot tudi za mesta delovnih skupin je pomembno tudi to, da načrtujemo ali se bodo mesta uporabljala tudi v povezavi s MS Teams, ker to za sabo potegne tudi določene omejitve pri načrtovanju same strukture mest.

2. Lookbook

Lookbook se nahaja na URL naslovu: https://lookbook.microsoft.com/.
Lookbook je orodje oz. spletna stran pripravljena s strani Microsofta in SharePoint communitija, kjer na enem mestu lahko najdemo predloge za moderna SharePoint mesta. Predloge so organizirane glede na tip in namen uporabe, poleg tega pa opisani tudi vsi gradniki, ki so uporabljeni za določeno mesto s povezavami na MS dokumentacijo, kjer najdemo podrobnejše opise za specifično komponento. 
Dodatna, zelo všečna funkcionalnost spletne strani je tudi ta, da si lahko izbrano predlogo namestimo oz. ustvarimo tudi v našem tenantu in na ta način dobimo polno delujoče mesto z vsemi gradniki prikazanimi na sliki.

Demo mesto, ki ga pridobimo na tak način je lahko zelo priročna in poučna stvar, saj na tak način v živo vidimo kako so stvari nastavljene in pripravljene. S tem lahko dobimo marsikatero novo idejo in si olajšamo pripravo privlačnega portala za uporabnike.

Ta članek je prvi v nizu trikov in nasvetov za uspešno implementacijo SharePoint intraneta. Za naslednjo številko bom pripravil zapis, ki bo vseboval tudi nekaj predlogov za nastavitve SharePoint-a v administrativnem centru. V primeru dodatnih vprašanj mi lahko pišete na naslov: robi.voncina@kompas-xnet.si.

Imate dodatna vprašanja?

Za več informacij smo vam vedno z veseljem na voljo. Pišite nam na info@kompas-xnet.si ali nas pokličite 01 5136 990.