V Excelu poznamo več vrst zaščite naših podatkov, zavihkov in delovnih datotek.

Razčlenimo jih lahko na 3 ravni:
• Zaščita delovnega lista
• Zaščita delovnega zvezka
• Zaščita datoteke

 

Zaščita delovnega lista

Prvi nivo zaščite je zaklep delovnega lista. Tako lahko preprečimo urejanje vsebine celic na določenih delovnih listih.

Orodja za zaščito lahko najdemo na zavihku »Pregled«, v skupini ukazov »Zaščiti«.

Kliknemo na gumb »Zaščiti list« in prikaže se uporabniški vmesnik kjer urejamo geslo in nastavitve zaklepa.

Da minimiziramo možnost zatipkov pri določanju gesla, je geslo potrebno vnesti dvakrat.

Ob uspešnem zaklepu lista bo onemogočen izbor celic in urejanje njihove vsebine. Bolj podrobno sta tukaj dva najbolj pogosto možna rezultata.

Prva možnost je celoten zaklep delovnega lista. To se zgodi kadar onemogočimo možnosti »Izbrati zaklenjene celice« in »Izbrati nezaklenjene celice«. Druga možnost je da zaklenemo celoten list razen specifično določenega območja. To dosežemo v dveh korakih. Prvi korak je sprememba atributa celice imenovanega »Zaklenjeno«. To nastavitev najdemo na zavihku »Zaščita«, v pojavnem oknu oblikuj celice. Kljukico pri tej nastavitvi odstranimo za tiste celice, ki jih želimo pustiti odklenjene. Privzeto imajo vse celice to omogočeno.

Ko sedaj zaklepamo delovni list, odstranimo kljukico samo pred možnostjo »Izbrati zaklenjene celice«. Ob zaklepu lista sedaj lahko izbiramo in urejamo tiste celice, ki smo jih predčasno odklenili.

Na tem mestu se je pomembno zavedati, da se v ozadju še vedno izvajajo izračuni in formule. Le izbor in urejanje bo onemogočen za uporabnika.

Ko želimo vsebino lista ponovno urejati, ponovno kliknemo na gumb »Zaščiti list«, ki se je ob zaklepu prelevil v gumb »Odstrani zaščito lista«. Na tem mestu nas Excel vpraša za geslo. Ob uspešnem vnosu gesla se delovni list odklene.

Zaščita delovnega zvezka

Drugi nivo zaščite je zaklep delovnega zvezka. Kaj je namen takšne vrste zaklepa? Zaščita lista je namenjena varovanju vsebine celic. S tem pa uporabnikom ne preprečimo, da bi pobrisali celoten list in s tem tudi vso vsebino, ki jo list vsebuje. Zaščita delovnega zvezka je namenjena varovanju strukture delovne datoteke. Uporabimo jo, kadar ne želimo, da uporabnik uveljavlja spremembe strukture datoteke kot so: brisanje ali dodajanje listov, razkrivanje in skrivanje listov, spreminjanje imen ter barv zavihkov. Pri tej vrsti zaklepa bo urejanje vsebine listov še vedno možno.

Zvezek zaščitimo na podoben način kot delovni list. Na orodnem traku poiščemo ukaz imenovan »Zaščiti delovni zvezek«. Nahaja se poleg ukaza »Zaščiti delovni list«.  Prikaže se uporabniški vmesnik orodja za zaščito zvezka.

Tukaj določimo geslo in preverimo, da je omogočena možnost »Strukturo«. Brez te nastavitve, zaklep zvezka na ta način ne bo možen.

Ob potrditvi se zaklene možnost urejanje strukture zvezka. Ko želimo zvezek odkleniti, ponovno kliknemo na gumb zaščiti delovni zvezek ter vnesemo geslo.

 

Zaščita datoteke

Tretja vrsta zaklepanja je zaščita na nivoju datoteke. To orodje omogoči zaščito odpiranja datoteke s pomočjo nastavljenega gesla. Kot da bi na naš dokument namestili digitalno ključavnico. Ta ukaz se nahaja na drugem mestu kot prejšnja dva ukaza.

Za zaklep datoteke najprej kliknemo na zavihek »Datoteka«, ki se nahaja na levi strani orodnega traku.

 

Ob kliku se prikaže nov seznam, na katerem poiščemo gumb imenovan »Informacije«.

Ko kliknemo na omenjen ukaz se prikaže podatkovni list z informacijami o naši datoteki. Nas na tem mestu zanima gumb »Zaščita delovnega zvezka«. Kliknemo na gumb in prikaže se seznam ukazov, ki nam je v pomoč pri delu z datoteko. Izberemo možnost »Šifriraj z geslom«.

Določimo poljubno geslo in naša datoteka bo od tega trenutka naprej zaklenjena. Ko bomo datoteko ponovno odpirali nas bo Excel prvo vprašal za geslo, šele nato pa bomo lahko dostopali do vsebine datoteke.

Za razliko od prejšnjih dveh primerov, se zaklep datoteke ponovno vklopi vsakič ko zapremo datoteko.

 

 

 

Matic Vukovič

predavatelj
matic.vukovic@kompas-xnet.si