Spustni seznami nam olajšajo in pohitrijo vnos podatkov. Problem lahko nastane, kadar ti spustni seznami med seboj niso povezani in tako omogočajo vnos kombinacij podatkov, ki v realnosti ne obstajajo.

V prejšnjem članku smo spoznali, kako lahko s pomočjo funkcije UNIQUE in dinamičnih obsegov ustvarjamo dinamične enolične spustne sezname. Tokrat si oglejmo večnivojski spustni seznam in funkcijo INDIRECT. Pri izpolnjevanju dokumentov (obrazci, naročilnice, poročila ...) velikokrat naletimo na več vnosnih polj za podatke. Spustni seznami nam olajšajo in pohitrijo vnos podatkov. Problem lahko nastane, kadar ti spustni seznami med seboj niso povezani in tako omogočajo vnos kombinacij podatkov, ki v realnosti ne obstajajo (npr. določitev izdelka pri dobavitelju, ki tega sploh nima v ponudbi). Funkcija, ki tukaj priskoči na pomoč in spustne sezname poveže, se imenuje INDIRECT.

Uraden opis funkcije s strani Microsofta se glasi: »Vrne sklic, ki je določen z besedilnim nizom. Funkcija takoj ovrednoti sklice, tako da vidite njihovo vsebino. Uporabljajte funkcijo INDIRECT, da bi spremenili sklic na celico v formuli, ne da bi spremenili samo formulo.«

V našem primeru bomo s pomočjo zgoraj omenjene funkcije, spustne sezname nastavili tako, da bodo na voljo le dobavitelji, ki imajo določen izdelek v ponudbi.

Preden se lotimo ustvarjanja spustnih seznamov, bomo ustvarili poimenovanja naših območij z vsebino. To lahko dosežemo s pomočjo orodja, imenovanega »Ustvari iz izbora«, ki se nahaja na zavihku formule.

 

Pred zagonom ukaza je potrebno označiti območje z vsebino ter poimenovanje stolpcev. Nato zaženemo ukaz in določimo, da se vsebina poimenuje le po imenih stolpcev in ne vrstic. Potrdimo z gumbom »v redu« in območjem se dodelijo poimenovanja.

Ko smo dodelili poimenovanja, lahko ustvarimo prvo raven spustnih seznamov. To dosežemo z uporabo orodja »Preveri veljavnost podatkov«, ki smo ga obravnavali v prejšnjem članku.

Sedaj lahko naš drugi spustni seznam vežemo na trenutno vrednost prvega spustnega seznama. To storimo tako, da v vnosno polje kriterijev drugega seznama napišemo: »=INDIRECT(»Sklic na celico kjer se nahaja prvi spustni seznam«)« in sklicu odstranimo fiksiranje (odstranimo $ simbole).

Določimo kriterije in potrdimo z gumbom v redu. V drugem vnosnem polju bo sedaj prisoten spustni seznam, katerega vsebina je vezana na element v prejšnjem polju.

 

 

Matic Vukovič

predavatelj
matic.vukovic@kompas-xnet.si